Customer Service & Office Administration Representative/Représentant.e service à la clientèle et administration
at Make-A-Wish Canada

Job Description

L'anglais suivra. SVP attacher votre CV en anglais et français si possible.

English will follow. Please include a French and English CV if possible.

« La meilleure prescription que j'ai donnée est celle d'un rêve. »

- Dr Jeremy Friedman, pédiatre en chef associé à l'hôpital de renommée mondiale SickKids de Toronto et conseiller médical pour Make-A-Wish^® | Rêves d'enfants^MD Canada

QUEL EST VOTRE PLUS GRAND RÊVE?

Est-ce de faire partie d'une organisation axée sur l'enfant, qui valorise l'expérience de son équipe et qui propose aussi un lieu de travail inspirant? Si c'est le cas, vous trouverez ce que vous cherchez à Make-A-Wish^® | Rêves d'enfants^MD Canada!

 

Make-A-Wish | Rêves d'enfants Canada réalise des rêves qui transforment la vie d'enfants atteint·e·s d'une maladie grave. La mission de l'organisme est d'exaucer le vœu de chaque enfant admissible, puisque le rêve fait partie intégrante du traitement de l'enfant. La recherche démontre en effet que les enfants qui réalisent leur rêve sont beaucoup plus susceptibles d'avoir la force physique et émotive nécessaire pour combattre une maladie grave.

« C'était merveilleux de savoir que son rêve était sur le point d'être réalisé... C'est magique de voir la pure joie que lui apportait son rêve après tout ce qu'il a traversé et tout ce qu'il a manqué! »

– Melissa, maman de Rowan (5 ans, leucémie), qui rêvait d'avoir une aire de jeux intérieure

 

MISSION, VISION ET VALEURS

Notre mission est de réaliser ensemble des rêves qui transforment la vie d'enfants atteint·e·s d'une maladie grave.

À cette mission s'ajoute notre vision d'exaucer le rêve de chaque enfant admissible.

Nos valeurs sont axées sur l'enfant, l'intégrité, l'impact, l'innovation et la communauté.

CE QUE VOUS EN RETIREZ?

• Possibilité de changer la vie d'enfants atteint·e·s d'une maladie grave au sein de votre communauté et partout au Canada
• Milieu de travail collaboratif axé sur la valorisation et la reconnaissance
• Programme de rémunération intéressant, incluant une assurance maladie et dentaire collective (les primes sont entièrement couvertes par la Fondation), un programme de REER collectif ainsi que des heures de rêve rémunérées
• Vacances annuelles : trois semaines au départ et congés supplémentaires payés
• Conciliation travail-vie personnelle et horaire souple
• Programme d'aide au personnel
• Rabais d'entreprise
• Formation continue, développement et formations internes
• Activités et concours pour les membres de l'équipe

Make-A-Wish | Rêves d'enfants Canada s'engage à promouvoir une culture qui transforme des vies tout en offrant une expérience d'emploi où votre contribution fait une réelle différence tous les jours!

COMMENT VOUS POUVEZ AIDER

Nous sommes à la recherche d'un·e représentant·e du soutien aux donateurs et donatrices, administration de bureau pour joindre l'équipe de Make-A-Wish | Rêves d'enfants Canada (MAWREC). Dans ce poste, vous contribuerez à la mission de MAWREC en fournissant un excellent service à la clientèle en répondant aux demandes de renseignements des donateurs par téléphone et par courriel, et en fournissant un soutien administratif de bureau au personnel et aux visiteurs. 

De plus, ce poste est responsable de l'entrée de toutes les données des constituants et des donateurs et donatrices de façon précise et rapide dans les systèmes de relation client appropriés et de s'assurer que les reçus, les accusés de réception et les autres communications de gérance applicables sont livrés de manière précise et opportune.

Ce poste est situé à Montréal. Il s'agit d'un poste régulier à temps plein, en présentiel.

 

CE QUE VOUS FEREZ

• Fournir un service à la clientèle exceptionnel au bureau et par téléphone et/ou par courriel ayant trait à une variété de demandes de renseignements sur la collecte de fonds et/ou la gestion des dons.
• Gérer les besoins du bureau, y compris l'ouverture et la fermeture quotidiennes du bureau, la réception et la liaison avec la direction du bâtiment et les parties prenantes internes.
• Consigner et gérer avec précision les données dans les systèmes de gestion de relations clients (Salesforce, Donor Drive) en ce qui a trait aux dons, à la mise à jour des paiements et à l'actualisation/ajout de dossiers de donateurs et donatrices à travers le réseau de Make-A-Wish | Rêves d'enfants Canada.
• Fournir un soutien administratif aux directeurs ou directrices régionaux de la collecte de fonds.
• Travailler en étroite collaboration avec les membres des équipes en charge de la réalisation des rêves, du développement de revenus, et des finances.
• Entretenir des relations positives et collaboratives avec les membres de l'équipe interne pour s'assurer que les dons sont examinés avec précision et complétés dans les délais voulus.
• Assurer la production de reçus fiscaux (originaux ou remplacements), de cartes de reconnaissance et de tout autre forme de communication relative à la gestion des dons.
• Maintenir l'intégrité du système CRM (système de gestion de relations clients) en se conformant aux normes et politiques relatives à l'intégrité des données.
• Autres tâches selon les besoins.

VOTRE PROFIL

• Bilinguisme (français et anglais) requis.
• Formation postsecondaire ou expérience de travail équivalente.
• Un à deux ans d'expérience dans un environnement de saisie des données.
• Un à deux ans d'expérience dans le domaine du service à la clientèle et de l'administration.
• Solide expérience en communication par téléphone et par courriel.
• Excellent sens de l'organisation et souci du détail, grande aptitude à planifier, à établir des priorités et à effectuer des tâches multiples afin de respecter les délais.
• Faire preuve de compétences exceptionnelles en matière de service à la clientèle, de communication et de résolution de problèmes.
• Capacité à gérer d'importants volumes de saisie de données sur une base continue.
• Solides compétences en communication écrite et orale.
• Capacité à traiter des informations hautement confidentielles et à caractère sensible.
• Excellente maîtrise des applications Microsoft Office, particulièrement Excel et Word.
• Une vérification du casier judiciaire fait partie des critères d'embauche.

 

VOTRE ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

• Ce poste requiert une présence au bureau 5 jours par semaine, avec la nécessité occasionnelle de travailler en dehors des heures normales de bureau. Les horaires de bureau sont de 8h00 à 16h00 (heure locale).

 

Effort physique et mental

• Capacité à travailler sous pression, dans des délais serrés, à traiter plusieurs demandes et à gérer une charge de travail importante dont les priorités se chevauchent et changent rapidement.

Comment postuler

Si vous vous reconnaissez dans ce que vous avez lu jusqu'à maintenant, nous vous encourageons à postuler dès maintenant! La date limite pour soumettre votre candidature est le 24 novembre 2025 à 23h59 HE.

Pour poser votre candidature, veuillez cliquer ici : Représentant ou représentante du soutien aux donateurs et donatrices | Dayforce Jobs

Make-A-Wish | Rêves d'enfants Canada offre des chances égales en matière d'emploi et invite toutes les personnes qualifiées à poser leur candidature. Nous pouvons, sur demande, prendre des mesures d'adaptation raisonnables en milieu de travail pour répondre aux besoins liés à une incapacité, et ce, à toutes les étapes du processus d'embauche.

Notre engagement envers l'IDÉA

Make-A-Wish | Rêves d'enfants Canada s'engage à favoriser l'inclusion, la diversité, l'équité et l'accès (IDÉA). Nous croyons que pour atteindre notre mission, nous devons nous doter d'une main-d'œuvre diversifiée, équilibrée et dynamique qui reflète la diversité des communautés que nous servons et que nous espérons servir. Des recherches ont révélé que les personnes issues de groupes sous-représentés s'abstiennent souvent de postuler, à moins de posséder absolument toutes les qualifications requises. C'est pourquoi nous vous invitons à postuler, même si vous n'avez pas l'impression de répondre à toutes les exigences indiquées dans la présente offre d'emploi.

Processus de recrutement

Notre processus de recrutement se déroule rapidement. Dès que nous recevons les candidatures, nous communiquons avec les personnes présélectionnées. Le processus habituel comprend une entrevue préalable par téléphone, une ou deux entrevues et une vérification des références, suivies par une vérification des antécédents criminels et une offre d'emploi pour la personne sélectionnée. Nous remercions l'ensemble des candidat·e·s pour leur intérêt à travailler avec nous!

À PROPOS DE MAKE-A-WISH® | RÊVES D'ENFANTS^MD CANADA

Depuis 1983, Make-A-Wish | Rêves d'enfants Canada a réalisé plus de 40 000 rêves au pays, dont plus de 2000 l'année dernière seulement. En tant que filiale indépendante de Make-A-Wish International, Make-A-Wish | Rêves d'enfants Canada fait partie du réseau du plus important organisme exauçant des rêves au monde, œuvrant auprès d'enfants dans chaque collectivité au Canada et dans plus de 50 pays.

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"The best prescription I've ever given is a wish."

-Dr. Jeremy Friedman, Associate Paediatrician-in-Chief, SickKids Hospital & Medical Advisor for Make-A-Wish® Canada

 

WHAT IS YOUR BIGGEST WISH?

Is it to be part of an organization that is child-focused, values employee experience and is an inspiring workplace? If so, Make-A-Wish is for you!

Make-A-Wish^® Canada creates life-changing wishes for children with critical illnesses. We are on a quest to bring every eligible child's wish to life because a wish is an integral part of a child's treatment journey. Research shows children who have wishes granted can build the physical and emotional strength they need to fight a critical illness.

“It's been wonderful to have this wish to look forward to... It's wonderful to see [Rowan] with something that brings him pure joy after all he's been through and missed out on!”

–Melissa, mom to wish kid Rowan (age 5, leukemia), who wished for an indoor jungle gym.

MISSION, VISION AND VALUES

Our mission is, together, we create life-changing wishes for children with critical illness. Supported by our vision to grant the wish of every eligible child.

Our values are Child-Focused, Integrity, Impact, Innovation, and Community.

WHAT'S IN IT FOR YOU?

• Meaningful opportunities to make an impact and change the lives of children with critical illnesses within your community and across Canada
• A collaborative team environment where you feel valued and inspired
• An attractive compensation package that includes group health and dental premiums which are fully covered by the Foundation, RRSP, & Wish paid hours
• Annual vacation starting at three weeks & additional paid leaves
• Work/life balance and flexibility
• Employee Wellness Program
• Corporate discounts
• Continuous learning, development and internal training opportunities
• Fun employee activities, contests, and more!

Make-A-Wish^® Canada is committed to fostering a culture that aims to change lives while offering a rewarding employment experience where your contributions make a true difference every day!

WHERE YOU COME IN

We are looking for a Bilingual Donor Care Representative, Office Administration to join our team at Make-A-Wish Canada.  In this role, you will be a key contributor to the Make-A-Wish Canada Mission by providing excellent customer service in answering donor inquiries via phone and email and in providing office administrative support to staff and visitors. 

In addition, this role is responsible for supporting the entry of all constituent and donor data accurately and promptly into the CRM systems, providing receipts, acknowledgments and other stewardship communications.

This role is based in Montreal and is a full time, permanent, onsite position.

WHAT YOU WILL DO

• Provide exceptional customer service in the office and via phone and email, regarding a variety of fundraising, mission and stewardship inquiries.
• Manage office needs, including opening and closing the office daily, reception, and liaising with building management and internal stakeholders.
• Responsible for accurate data entry and management into customer relationship management systems (Donor Drive & Salesforce) as it relates to entering donations, updating payments and updating/adding constituent records across Make-A-Wish Canada.
• Provide administrative support to the regional fundraising directors.
• Maintain positive and collaborative relationships with internal team members to ensure donations are accurately reviewed and completed in a timely manner.
• Facilitate the issuance of tax receipts (original/replacements), acknowledgement cards, and other stewardship communications.
• Maintain integrity of CRM system by complying with data integrity standards and policies.
• Work closely with the Revenue Development, Finance and CRM Systems teams.
• Other duties as assigned.

WHAT YOU BRING

• Bilingual: fluency in French & English (verbal and writing skills) is mandatory.
• Relevant post-secondary education or equivalent combination of training, education and work experience.
• Minimum 1-2 years of experience in a data entry environment. Database data entry & reporting required.
• 1-2 years of customer service experience.
• Excellent organizational skills and attention to detail, with strong ability to plan, prioritize and multi-task to adhere to deadlines.
• Exceptional customer service, communication, and problem-solving skills.
• Ability to manage large volumes of data entry on an ongoing basis.
• Ability to handle highly confidential and sensitive information.
• Strong experience working with Microsoft Office applications required, especially Excel and Word.
• A clear Criminal Background Check will be required.

YOUR WORK ENVIRONMENT

• This position requires present at the office 5 days per week, with occasional requirements to work outside of regular office hours. Office hours are 8:00am to 4:00pm local time.

Physical/Mental Effort

• Work under pressure of tight deadlines, balancing high volume workload, and with multiple demands and changing priorities.

How to apply

If everything you've read so far sounds like you, we encourage you to apply now!  The deadline to apply is November 24^th, 2025, at 11:59pm ET.

To apply, please navigate to:  Bilingual Donor Care Representative, Office Administration | Dayforce Jobs

Make-A-Wish Canada provides equal opportunity in employment and encourages applications from all qualified candidates. Reasonable accommodations due to disability are available on request at any stage of the hiring process.  

 

Our Commitment to IDEA

Make-A-Wish Canada (MAWC) is committed to Inclusion, Diversity, Equity, and Access (IDEA). We believe that it is essential to our mission that we build a diverse, balanced, and vibrant workforce that reflects the diversity of the communities we serve and seek to serve. Research has shown that candidates from underrepresented groups often only apply when they feel 100% qualified. Therefore, we ask that even if you do not see yourself fully reflected in every job requirement listed on this posting, to still apply.

 

Recruitment process

Our recruitment process is swift in pace.  Once applications are reviewed, we will contact our shortlisted candidates.  Our typical process includes a phone screen, one or two interviews, and reference checking, followed by an offer and a criminal background check for the successful candidate.

We would like to thank all applicants for their interest in working with us!

ABOUT MAKE-A-WISH® CANADA

In the past 40 years, Make-A-Wish Canada has granted over 40,000 wishes across the country, with 2,000 of them last year alone. As an independently operating affiliate of Make-A-Wish International, Make-A-Wish Canada is part of the network of the world's leading children's wish-granting organization. We serve children in every community in Canada, and in more than 50 countries worldwide.