AR/AP Specialist
at Thales Canada Inc. (corporation)

Job Description

Location: Montreal, Canada

Dans des marchés en rapide évolution, les clients à travers le monde font confiance à Thales. Thales est une entreprise où les personnes les plus brillantes du monde entier se regroupent pour mettre en commun leurs idées et ainsi s'inspirer mutuellement. Dans tous les secteurs où œuvre Thales, notamment l'aérospatiale, le transport, la défense, la sécurité et l'espace, nos équipes d'architectes conçoivent des solutions innovantes qui rendent demain possible dès aujourd'hui.

Du fond des océans aux confins de l'espace, les experts de Thales innovent et cherchent sans relâche à repousser les limites de la technologie. En rejoignant notre équipe de Montréal, vous participez au développement d'innovations qui propulsent l'aviation de demain vers un monde plus vert et plus sécuritaire. Vous évoluez avec une clientèle internationale à la fine pointe de la technologie au sein d'une équipe d'experts passionnés et stimulants qui développent des solutions avioniques critiques notamment pour les marchés des taxis urbains électriques. Faire partie de Thales, c'est adopter un environnement de travail hybride, convivial et dynamique offrant un bel équilibre travail/famille, et reposant sur des valeurs humaines chères à notre équipe. Vous accèderez également à un programme complet de formations ciblées, diversifiées et répondant à vos aspirations d'évolution de carrière dans le Groupe établi dans de nombreux pays.

In fast changing markets, customers worldwide rely on Thales. Thales is a business where brilliant people from all over the world come together to share ideas and inspire each other. In aerospace, transportation, defence, security and space, our architects design innovative solutions that make our tomorrow's possible.

The Avionics office in Marie-Curie, Montreal is Thales Group's Centre of Competence for business and regional jet flight control systems is located at our Montreal – Marie Curie office. The team designs and integrates avionics suites, fly-by-wire flight control systems, SATCOM systems and other innovative concepts for the regional and business aircraft markets.

Spécialiste en comptabilité fournisseurs et clients / AR/AP Specialist

Montréal, QC (Hybride / Hybrid) Temps plein / Full-time

Résumé du poste

Le spécialiste des services financiers partagés est chargé de fournir des informations financières et administratives afin de garantir l'efficacité, l'efficience et la précision des opérations financières et administratives.

Veiller au respect des processus PTP (Procure to Pay) et OTC (Order to Cash).

Position Summary

The Financial Shared Services Specialist is responsible for providing financial and administrative information in order to ensure effective, efficient and accurate financial and administrative operations.

Ensure respecting the PTP (Procure to Pay) and OTC (Order to Cash) processes.

Fonctions essentielles

Assurer le traitement quotidien des opérations liées aux comptes fournisseurs et aux comptes clients afin de garantir que les comptes fournisseurs sont gérés de manière efficace, à jour et précise.

Principales activités :

§ Vérifier les factures et les demandes d'achat de biens et de services

§ Vérifier que les opérations sont conformes aux politiques et procédures financières

§ Vérifier les propositions de paiement émises par Infosys

§ Vérifier les notes de frais et s'assurer qu'elles sont conformes à la politique de voyage de l'entreprise

§ Assurer une communication efficace avec les acheteurs et l'équipe Qualité afin de résoudre rapidement les retards de traitement des factures liés aux réceptions de stock, aux problèmes de bons de commande et aux litiges avec les fournisseurs.

§ Gérer, communiquer et résoudre toutes les demandes dans les meilleurs délais.

§ Participer activement au règlement des postes non soldés, du compte général des paiements anticipés, du GRIR et d'autres comptes lors du processus de fin de mois.

§ Effectuer les rapprochements mensuels des relevés fournisseurs pour les principaux fournisseurs désignés et tout autre rapprochement nécessaire.

§ Préparer les écritures de fin de mois et s'assurer de l'exhaustivité des charges à payer.

§ Préparer les rapprochements mensuels du bilan sur les comptes liés aux dettes fournisseurs afin de garantir leur exhaustivité, leur exactitude et leur validité

§ Effectuer les opérations financières quotidiennes, notamment la vérification, le classement, le calcul, la comptabilisation et l'enregistrement des données relatives aux créances clients.

§ Rapprocher le grand livre des comptes clients afin de s'assurer que tous les paiements sont comptabilisés et correctement enregistrés.

§ Faciliter le paiement des factures échues en envoyant des rappels et en contactant les clients

§ Établir des états financiers et des rapports détaillant l'état des créances clients

§ Aider les autres services à traiter les demandes émanant de diverses unités opérationnelles, à l'intention des clients et des autorités de régulation

§ Analyser les systèmes comptables, identifier les éventuelles lacunes et formuler des suggestions d'amélioration

§ Assurer le suivi et le recouvrement des créances inter-sociétés en souffrance.

Essential Functions

Perform the day-to-day processing of accounts payable and receivable transactions to ensure that accounts payables are maintained in an effective, up to date and accurate manner
Main Activities:
§ Verify invoices and requisitions for goods and services
§ Verify that transactions comply with financial policies and procedures
§ Verify the payments proposal done by Infosys
§ Verify expense reports and make sure that it complies with company Travel Policy 
§ Ensure effective communication with the Buyers and the Quality team to drive timely resolution of invoice processing delays in relation to inventory receipts, PO issues and vendor disputes.
§ Manage, communicate and resolve all queries in a timely manner.
§ Participate actively in clearing open items, advanced payments GL account, GRIR and other accounts during the month-end process.
§ Complete monthly supplier statement reconciliations of specified key suppliers and any others that need to be done.
§ Prepare month-end journal entries and ensure completeness of accruals.
§ Prepare monthly balance sheet reconciliations on Accounts Payable related accounts to ensure completeness, accuracy and validity
§ Perform day to day financial transactions, including verifying, classifying, computing, posting and recording accounts receivables data.
§ Reconcile the accounts receivable ledger to ensure that all payments are accounted for and properly posted.
§ Facilitate payment of invoices due by sending bill reminders and contacting clients
§ Generate financial statements and reports detailing accounts receivable status
§ Render assistance to other departments in organizing requests for diverse business units for customers and regulators
§ Perform analysis of accounting systems, observe any flaws, and give suggestions for improvement
§ Monitor and collect past due intercompany accounts receivable.

Qualification minimale

Une expérience dans des entreprises de grande envergure, complexes et à forte composante technique est un atout

Maîtrise avancée d'Excel et de Word

Expérience en ERP – SAP apprécié

2 à 4 ans d'expérience pertinente dans les services partagés, PTP, OTC, RTR

Licence en finance, comptabilité, gestion d'entreprise, économie ou dans un domaine connexe

Parfaitement bilingue (anglais et français)

Ce poste requiert une bonne connaissance de l'anglais  pour interagir, soutenir et/ou fournir des services à des clients, employés et/ou partenaires internationaux ainsi qu'à des autorités gouvernementales étrangères qui ne parlent pas français.

Minimum Requirements

Experience with large complex and technical businesses an asset

Strong Advanced proficiency with Excel, Word

ERP experience – SAP preferred

2 to 4 years of relevant experience in Shared Services, PTP, OTC, RTR

Bachelor degree in Finance, Accounting, business administration, Economics or related field

Fluently Bilingual, English and French

This position requires a good command of English to interact with, support, and/or provide services to international clients, employees, and/or partners, as well as to foreign government authorities who do not speak French.

Qualification souhaitable

Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles

Orienté client et axé sur les résultats

Preferred Qualifications

Strong communication and inter-personal skills
Customer focused and results oriented

Thales propose un vaste programme d'avantages sociaux à tous les employés à temps plein travaillant 24 heures ou plus par semaine et à leurs personnes à charge éligibles, notamment :

• Des soins de santé complémentaires payés par l'entreprise, des soins dentaires, un compte de dépenses de santé, un programme d'assurance-vie, de Décès et mutilation accidentels, une assurance invalidité de courte durée, une assurance voyage, un régime d'aide aux employés et un programme de bien-être.

• Des régimes d'épargne-retraite (REER, RRCD, CELI) avec contribution de l'entreprise et abondement à un RRCD, sans période d'acquisition.

• Des congés payés par l'entreprise, des jours de vacances et congés de maladie payés.

• Des rabais sur les assurances habitation et automobile.

Thales provides an extensive benefits program for all full-time employees working 24 or more hours per week and their eligible dependents, including the following:

• Company paid Extended Health, Dental, HSA, Life, AD&D, Short-term Disability, travel insurance, Employee Assistance Plan and Well-Being program.

• Retirement Savings Plans (RRSP, DCPP, TFSA) with a company contribution and a match to a DCPP, with no vesting period.

• Company paid holidays, vacation days, and paid sick leave.

• Voluntary Life, AD&D, Critical Illness, Long-Term Disability.

• Employee Discounts on insurance (home, and auto).

Thales est un employeur offrant l'égalité des chances qui valorise la diversité et l'inclusion sur le lieu de travail. Thales s'engage à mettre en place des mesures d'adaptation tout au long du processus de recrutement. Les candidats sélectionnés pour une entrevue et ayant besoin de mesures d'adaptation sont priés de le faire savoir lors de l'invitation à l'entrevue; notre équipe travaillera volontiers avec chaque candidat pour répondre à ses besoins particuliers. Tous les renseignements relatifs aux mesures d'adaptation seront traités d'une manière confidentielle et utilisés uniquement dans le but d'offrir une expérience candidat adaptée.

Thales is an equal opportunity employer which values diversity and inclusivity in the workplace. Thales is committed to providing accommodations in all parts of the interview process. Applicants selected for an interview who require accommodation are asked to advise accordingly upon the invitation for an interview. We will work with you to meet your needs. All accommodation information provided will be treated as confidential and used only for the purpose of providing an accessible candidate experience.

Ce poste exige un accès direct ou indirect à du matériel, des logiciels, ou à des informations techniques contrôlés en vertu de la Liste canadienne des marchandises et technologies d'exportation contrôlée, du Programme canadien des marchandises contrôlées, du Programme canadien de la sécurité industrielle, de la réglementation américaine lnternational Traffic in Arms Regulations (ITAR) ou de la réglementation américaine Export Administration Regulations (EAR). Tous les candidats doivent être éligibles ou en mesure d'obtenir une autorisation pour un tel accès, y compris l'éligibilité au Programme canadien des marchandises contrôlées et être en mesure d'obtenir une habilitation de sécurité canadienne de niveau Secret OTAN.

This position requires direct or indirect access to hardware, software or technical information controlled under the Canadian Export Control List, the Canadian Controlled Goods Program, the Canadian Industrial Security Program, the US International Traffic in Arms Regulations (ITAR) and/or the US Export Administration Regulations (EAR). All applicants must be eligible or able to obtain authorization for such access including eligibility to the Canadian Controlled Goods Program and able to obtain a Canadian NATO Secret clearance.