Volunteer Intake Coordinator/Coordonnateur.trice, intégration des bénévoles
at Make-A-Wish Canada

Job Description

*Please note: Bilingualism (French & English) is required for this role

WHERE YOU COME IN 

Reporting to the Director, Volunteer Engagement, the Volunteer Intake Coordinator is responsible for supporting innovative strategies that transform the experience of wish children and their families at Make-A-Wish Canada through the provision of exemplary volunteer services.

In this role, you will assume responsibility for all activities relating to the recruitment and onboarding of volunteers. You will also work with regional Volunteer Engagement Coordinators to identify the recruitment needs for volunteers across the organization, and manage the application process, including recruitment posts, pre-screening and selection, interviews, and follow-up. 

This role can be based out of any Make-A-Wish office in Canada, and is a full-time, permanent, hybrid position.

WHAT YOU WILL DO

RECRUITMENT AND INTAKE 70%

• Lead all stages of the recruitment process, including identifying required talent, posting of positions, screening/scoring candidates, and selection of candidates.
• Manage recruitment correspondence for all MAWREC regions including answering calls, voicemails and emails, and web inquiries from prospective volunteers.
• Provide timely and effective communication (written, oral, etc.) to volunteers and other stakeholders.
• Manage recruitment targets and identify priority placements in consultation with Regional Volunteer Engagement Coordinators on region-specific needs, ensuring recruitment plans are developed and followed.
• Act as a talent scout and brand ambassador organization-wide, providing interested candidates information on potential opportunities within MAWREC and requirements.
• Work with Volunteer Engagement team to strategize and develop recruitment plans and create marketing materials for targeted recruitment efforts.
• Actively lead the volunteer onboarding process including interviews, background checks, reference checks, vaccination status checks, confidentiality agreements.
• Conduct orientation sessions and provide training to new volunteers, ensuring they are familiar with our organization's mission, values, and policies.
• Ensure the application of a fair and equitable process throughout the recruitment and selection process that complies with all legislative requirements and restrictions.
• Ability to manage multiple interview processes simultaneously and prioritize tasks effectively.
• Attend recruitment fairs as required.
• Ensure accuracy of submitted documentation and recording of such in the internal database (Salesforce).
• Continuously evaluate and improve the volunteer intake process to enhance efficiency and volunteer satisfaction

DAY-TO-OPERATIONS 30%

• Manage volunteer records during the onboarding process and ensure they are up to date and accurate before being shared with regional Volunteer Engagement Coordinator.
• Assist with the development and facilitation of volunteer trainings on an as needed basis.
• Work with the Director, Volunteer Engagement and colleagues across the country to provide feedback and best practices to ensure the development of best-in-class volunteer program.
• Attend regular meetings with stakeholder colleagues and attends events and wishes, where required, to ensure successful execution of the program.
• Collect, maintain and report monthly vacancy/turnover rates and other recruitment data related to each site and program.
• Provide assistance on large scale initiatives such as conducting engagement surveys and planning of recognition activities and events.
• Provide assistance to Regional Volunteer Engagement Coordinators with regional initiatives including event recruitment, scheduling and on the ground support when required.
• Other duties as assigned.

WHAT YOU BRING

• Post secondary education in the Volunteer Management or Human Resources fields, or an equivalent combination of education, training and experience.
• 2+ years of work experience within the non-profit sector, volunteer management focused preferred.
• Experience in leading the volunteer recruitment cycle, posting, screening and onboarding candidates.
• Experience in utilizing various interview techniques, such as behavioral and situational questioning.
• Demonstrated experience in leading facilitated sessions for volunteers, including orientations.
• Ability to communicate effectively with a diverse workforce and community.
• Ability to work with highly confidential information.
• Excellent computer and administrative skills, including report writing and proficiency in Microsoft Office applications.
• Familiarity with local community agencies and resources would be an asset.
• Bilingualism (English and French) is considered an asset.
• Access to reliable transportation to and from work, as well as for wish reveals, wishes, and occasional events within the community.
• A clear Criminal Background Check is required.
• Fully vaccinated against COVID-19 at least 14 days prior to their first day of work, subject to relevant accommodations or exemptions.

YOUR WORK ENVIRONMENT

• Hybrid work environment (2 days in-office, 3 days remote per week) with occasional requirements to work outside of regular office hours during peak season.  Primary responsibilities are carried out in Chapter Office and at home, however you may be regularly required to be out of the office for outdoor and indoor events in the community.

• Requirements to work outside of regular office hours to facilitate orientations and events on occasion.
• Some day/overnight travel may be required.

Physical/Mental Effort

• Works under pressure at peak times of the year with tight deadlines, high volume workload, and with changing and overlapping priorities.

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COMMENT VOUS POUVEZ AIDER

Relevant du directeur ou de la directrice, Engagement des bénévoles, la coordonnatrice ou le coordonnateur, Intégration des bénévoles, a la responsabilité d'adopter des stratégies novatrices qui transforment l'expérience qu'offre Make-A-Wish | Rêves d'enfants Canada aux enfants de rêve et à leur famille en assurant l'excellence des services fournis par les bénévoles.

La personne qui occupe ce rôle sera responsable de toutes les activités liées au recrutement et à l'intégration des bénévoles. Elle travaillera également avec les coordonnatrices et coordonnateurs régionaux, Engagement des bénévoles, pour déterminer les besoins en matière de recrutement à l'échelle de l'organisme et gérer le processus de demande, y compris l'affichage des postes, les vérifications préalables ainsi que le processus de sélection, d'entrevue et de suivi. 

Vous pourrez exercer vos fonctions à partir de n'importe lequel de nos bureaux canadiens. Ce poste est régulier à temps plein, en mode hybride.

CE QUE VOUS FEREZ

RECRUTEMENT ET INTÉGRATION 70 %

• Diriger chaque étape du processus de recrutement, notamment déterminer les habiletés requises, publier les occasions de bénévolat, vérifier et évaluer les candidatures et sélectionner les candidatures pertinentes.
• Gérer les correspondances en matière de recrutement pour toutes les régions de
  Make-A-Wish | Rêves d'enfants Canada, y compris répondre aux appels, aux messages vocaux et aux courriels ainsi qu'aux demandes de renseignements en ligne provenant de bénévoles potentiels.
• Assurer une communication rapide et efficace (écrite, verbale ou autre) avec les bénévoles et les autres partenaires.
• Gérer les objectifs de recrutement et déterminer les priorités en matière de postes à pouvoir en collaboration avec les coordonnatrices et coordonnateurs régionaux, Engagement des bénévoles, selon les besoins propres à la région, en veillant à ce que des plans de recrutement soient créés et suivis.
• Faire de la recherche de talent et promouvoir la marque à l'échelle de l'organisme, en fournissant aux candidates et aux candidats intéressés les renseignements sur les occasions à Make-A-Wish | Rêves d'enfants Canada et les exigences correspondantes.
• Collaborer avec l'équipe Engagement des bénévoles pour élaborer des plans de recrutement stratégiques et créer du matériel de marketing en fonction des efforts ciblés de recrutement.
• Superviser activement le processus d'intégration des bénévoles, y compris les entrevues, les ententes de confidentialité et les vérifications des antécédents, des références et du statut vaccinal.
• Organiser des séances d'orientation et de formation pour les nouveaux bénévoles en s'assurant que la mission, les valeurs et les politiques de notre organisme sont bien comprises.
• S'assurer que l'ensemble du processus de recrutement et de sélection est juste et équitable, et qu'il respecte toutes les exigences et restrictions prévues par la loi.
• Prendre en charge plusieurs processus d'entrevues en même temps et traiter les tâches de manière efficace, en ordre de priorité.
• Assister aux foires de l'emploi, au besoin.
• Veiller à l'exactitude des documents soumis et de leur version électronique dans la base de données interne (Salesforce).
• Évaluer et améliorer continuellement le processus d'intégration des bénévoles afin d'accroître l'efficacité et la satisfaction des bénévoles.

ACTIVITÉS QUOTIDIENNES 30 %

• Traiter les dossiers des bénévoles pendant le processus d'intégration et vérifier qu'ils sont à jour et exacts avant de les transmettre aux coordonnatrices ou aux coordonnateurs régionaux, Engagement des bénévoles.
• Participer à la création et à la mise en œuvre des formations à l'intention des bénévoles, au besoin.
• Collaborer avec le directeur ou la directrice, Engagement des bénévoles, et les collègues partout au pays pour fournir une rétroaction et partager les meilleures pratiques afin de créer le meilleur programme de bénévolat possible.
• Participer régulièrement aux rencontres avec les partenaires et assister aux événements et aux activités liées aux rêves, au besoin, afin d'assurer la bonne exécution du programme.
• Recueillir, tenir à jour et signaler chaque mois les renseignements sur les taux de roulement et de postes vacants et les autres données propres à chaque région et programme.
• Contribuer aux initiatives de grande envergure, comme les sondages sur l'engagement et la planification des activités et des événements de reconnaissance.
• Aider les coordonnatrices et les coordonnateurs régionaux, Engagement des bénévoles, avec les initiatives régionales, y compris les activités de recrutement lors d'événements, la planification et le soutien sur place, au besoin.
• Effectuer d'autres tâches connexes.

VOTRE PROFIL

• Détenir un diplôme d'études postsecondaires en gestion des bénévoles ou en ressources humaines ou une combinaison équivalente d'études, de formation et d'expérience.
• Posséder au moins deux ans d'expérience dans le secteur sans but lucratif, idéalement en gestion des bénévoles.
• Bilinguisme (français et anglais) est requis pour ce poste.
• Posséder de l'expérience dans la direction des activités liées au cycle de recrutement des bénévoles, à l'affichage des postes ainsi qu'à la vérification et à l'intégration des candidats et des candidates.
• Posséder de l'expérience en lien avec l'utilisation de diverses techniques d'entrevue comme les questions comportementales et les mises en situation.
• Détenir une vaste expérience en animation des séances à l'intention des bénévoles, y compris des séances d'orientation.
• Être en mesure de communiquer efficacement avec une communauté et un effectif diversifiés.
• Démontrer une capacité à travailler avec des renseignements de nature très confidentielle.
• Posséder d'excellentes compétences en informatique et en administration, notamment des capacités en rédaction de rapports et une bonne maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Bien connaître les organismes et les ressources communautaires de la région, un atout.
• Être bilingue (français et anglais), un atout.
• Avoir accès à un réseau de transport fiable à destination et en provenance du bureau, ainsi que des endroits où les rêves sont dévoilés et réalisés et où les événements communautaires sont tenus.
• Une vérification des antécédents criminels est requise.
• Entièrement vaccinés contre la COVID-19 au moins 14 jours avant le premier jour de travail, sous réserve de mesures d'accommodement ou d'exemptions pertinentes.

VOTRE ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

• Environnement de travail hybride : 2 jours au bureau, 3 jours à la maison par semaine.

• Travail occasionnel en dehors des heures habituelles. Les principales responsabilités sont exercées au bureau de la division et à la distance, mais vous pourriez devoir participer régulièrement à des activités intérieures et extérieures dans la communauté.

• Déplacements occasionnels d'une ou plusieurs journées.

Effort physique et mental

• Capacité à travailler sous pression, dans des délais serrés, à traiter plusieurs demandes et gérer une charge de travail importante dont les priorités se chevauchent et changent rapidement.